Brief Jelentése – Mi a Szerepe, Mit Tartalmazzon?
A brief jelentése tömör, kurta, rövid, angol eredetű szó. Tulajdonképpen egy rövid írásos anyag, mely tartalmazza a megbízás minden fontos részletét: a feladat meghatározását és a feladat kidolgozásához szükséges információk összeségét. A jó brief egyértelmű, tömör, világos, szakmai nyelven érthető, inspiráló és pozitív hangvételű. Elsősorban nem a formai követelményeken van a hangsúly használatakor, összeírásakor. IT, műszaki területeken, különféle ügynökségeknél többnyire a projektmenedzser (account manager) feladata a véglegesítése az ügyféllel együttműködve, ő adja átadni a csapat többi tagjának a munkavégzéshez szükséges információkat.
Mit veszíthetünk, ha nem használjuk megfelelően a briefeket?
Íme, röviden összegyűjtöttük, hogy mit veszíthetünk a munkafolyamatok során, amennyiben nem használjuk megfelelően, vagy kellően hatékonyan a különféle briefeket.
1. Nem fogják mások megérteni az utasításokat. Ha nem fogják tudni értelmezni, hogy pontosan mit szeretnénk közölni velük, akkor annak jó eséllyel az lesz az eredménye, hogy a pontosan átgondolt feladatok nem fognak végrehajtásra kerülni.
2. Félreértésekre kerülhet sor. Könnyen lehet, hogy az elképzeléseink helyett valami más fog születni a munkafolyamat végén. Ennek következményeként akár több óra munka is kárba veszhet.
3. Sok idő fog elmenni az értelmezéssel. Ha a munkatársaknak sok ideje megy el arra, hogy értelmezzék azt, amit mondani szeretnénk, akkor az rendkívül negatív hatással lesz a produktivitásra nézve.
4. Elvész a fókusz. Ha nem oda illő tartalmak vannak benne, vagy nem kellően hangsúlyos a megfogalmazás, akkor lehetséges, hogy a csapattársak elvesztik majd a fókuszt a folyamat során.
5. Csökkenni fog a munkamorál. Mindennek következményeként az általános munkamorál is leromolhat – láttam már példákat arra, hogy rossz briefek miatt akadt meg egy projekt hatékony lebonyolítása.
Üzleti coacként javasolni szoktam a helyes megírásának technikáját
Amikor valaki munkahelyen dolgozik IT vagy műszaki területen, kifejezetten fontos lehet, hogy az illető jól tudjon briefeket írni. Ezt a készséget 1-2 óra üzleti coaching keretein belül el lehet sajátítani, minden egyes kliensemnek javasolni szoktam, hogy tanuljon meg ilyen dokumentumokat hatékonyan és átláthatóan szerkeszteni. Egy közös csapat munkavégzése kizárólag akkor lehet hatékony, ha mindenki jól tud briefelni.
