Agilis Jelentése – És Amit Tudnod Kell Róla

Az agilis szó jelentése az értelmező kéziszótár szerint: életrevaló, tevékeny, serény, mozgékony, hatékony, ügyes. Amikor ezt a kifejezést halljunk, valamiféle módszertan jut eszünkbe, ami szerint rengeteg szervezet és IT csapat működik. Mégis mit takar bővebben az agilitás fogalma? Igaz, hogy ma már minden vállalat használja? Milyen gondolkodást tükröz? Mit jelent az agilis gondolkodásmód? Cikkünben a rövid válaszon felül részletesen összefoglaljuk, hogy mit érdemes tudni erről a fogalomról.

Mikor válhat egy szervezet agilissá?

Először azt kell átgondolni, hogy vajon tényleg jó ötlet lenne-e a szervezetet agilissá átalakítani. Amennyiben olyan iparágban tevékenykedünk, ahol  a környezet, információ és technológia gyorsan változnak, jó ötlet lehet az agilitás bevezetése, hiszen a végcél, technológiák és felhasznált eszközök folyamatosan módosulhatnak. Például, ideális módszertan lehet szoftverfejlesztés vagy kutatás-fejlesztés területen.

Nagyon fontos koncepcionálisan átgondolni, hogy vajon hogyan kellene az agilitást bevezetni a szervezetünkben – hiszen, egy eltérő szemléletet igényel, komplex változásmenedzsment szükséges hozzá, és lehetséges, hogy vannak olyan kollégák, amelyek jobban szerették a régi szervezeti hierarchiát. Vannak olyan cégek, amelyek a hagyományos és agilis projektmenedzsmentet keverik.

Miben tér el a régi szervezeti hierarchikus struktúra?

A régi szervezeti struktúra úgy működik, hogy a döntések fentről áramlottak lefelé – egy piramisszerű struktúrát kell elképzelni. Ez a szervezeti megoldás leginkább a részesedést és hasznot tartja szem előtt, ennek köszönhetően az alsó rétegekben dolgozó személyek véleménye nem jut érvényre, ami alapvető hiba a hatékonyság szempontjából. Az agilitás lényege, hogy az együttműködő csapatokkal partneri viszonyt kell kialakítani.

Kiemelten fontos szempontok az agilis projektmenedzsment során

Agilis coaching során mindig az alábbi szempontokra szoktam hivatkozni – ezek a legfontosabb tényezők, melyekkel érdemes tisztában lenni.

Vezetés. Agilis működésű szervezeti transzformáció esetén a vezetőségnek fel kell hagynia korábbi hierarchikus irányításával és szemléletével, és partneri együttműködést kell létesítenie a többi csapattal, a szervezet így önjáróvá válik. Ennek a támogató vezetői stílusnak a neve servant leadership.

Nyitottság és tudásmegosztás. Az agilitás egyik legfontosabb szempontja a folyamatos fejlesztés és tudásmegosztás. Az agilisan vezetett projektekben a csapattagok nem feltétlenül korábban meghatározott, fix szerepekben működnek, hanem az adott projekt szabja meg, hogy melyik csapattag milyen munkafázisért fog felelni. A projektek hatékony megvalósításának érdekében keresztfunkcionális csapatokat kell felállítani, amelyekben a projekt végrehajtásához kellő valamennyi kompetencia fellelhető.

Együttműködés. Az agilis szervezetben a csapat tagjai között nincsenek alá-és földrendelt viszonyok, a hierarchia megszüntetése szigorú szempont.

Stratégia és vízió. Rendkívül fontos, hogy a munka során a vezetők a stratégiát az előre meghatározott vízióhoz, célhoz igazítsák, és ne a technikai részletek kössenek le minden figyelmet. Például, az ügyfél érdekeinek képviselete fontosabb, mint a szerződésbeli kötöttségek betű szerinti betartása.

Miért annyira hatékony az agilis gondolkodás, szemlélet?

Több olyan érvet is felsorolhatunk, ami alapján az agilitás előnyt élvez a hagyományos, hierarchikus projektvezetéssel szemben.

A módszertan segít nekünk abban, hogy könnyebben alkalmazkodni tudjunk egyéni és csapat szinten az új igényekhez, változásokhoz, kihívásokhoz. Az agilis gondolkodás lényege, hogy folyamatos visszajelzést kapunk a tevékenységünkkel kapcsolatban, és ez teszi lehetővé, hogy azonnal reagálni tudjunk a változásokra.

Az agilitás segíti az újszerű és innovatív megoldások létrejöttét is. Az állandóan változó elvárások és igények hatására az agilis gondolkodás teszi lehetővé a kreatív gondolkodást és új megoldások kidolgozását, melyek pontosan lefedik a vevő igényeit, hiszen az egyenrangú hierarchiának köszönhetően a kommunikáció nyitottá válik.

Az agilis gondolkodásnak köszönhetően a projektek kezelése rugalmasabbá válik, a projektcsapat ugyanis könnyebben követni tudja a folyamatokat. Az aglilis módszertanok segítségével hatékonyabban és gyorsabban tudunk dolgozni, míg az ügyfeleinkkel és csapattársainkkal szoros együttműködve tudunk dolgozni.

10 dolog, amit veszíthetünk, ha nem használjuk ezt a szemléletet

Gyakori kérdés az agilis coaching során, hogy mégis mit veszíthetünk, ha nem használjuk a projektek kezelése során az agilis szemléletet? Íme, 10 olyan dolog, amivel számolnunk kell majd, ha nem használjuk ki a benne rejlő lehetőségeket.

1. Ötletektől fogunk elesni. Sokkal kevesebb ötlet fog majd a rendelkezésünkre állni, amennyiben nem hagyjuk, hogy mások is megosszák a gondolataikat a csapattal.

2. Kevésbé innovatívak lesznek a megoldásaink. Kevésbé lesz ötletes és innovatív az egész egység adott problémára kitalált megoldása a megosztási hiánynak köszönhetően.

3. A csapattagok kevésbé érzik megbecsülve magukat. Mindenki úgy fogja érezni, 1-2 kivételtől eltekintve, hogy itt az ő véleménye nem számít, mindig csak a másiké.

4. A csapattagok kevésbé fognak tudni együttműködni. A csapaton belül lehet, hogy versengés fog kialakulni, és alá-fölé rendeltségi rendszer fog létrejönni.

5. Csökkenhet a fegyelmi szint. A fegyelmi szint csökkenése annak betudható, hogy megszűnik a pártatlanság és egységesség, és egymás furkálására kerülhet sor.

6. Csökkenhet a produktivitás. A termelékenység és produktivitás is alábbhagyhat, amennyiben az agilitás megszűnik, hiszen kevésbé a megoldásra kerül a fókusz.

7. Kevesebb lesz a sikerélmény. A csapat kevesebbszer fogja ennek köszönhetően úgy érezni, hogy igazán profin, kifogástalanul végezte a dolgát.

8. Hierarchia fog kialakulni. A hierarchia kialakulása ahhoz vezethet a végén, hogy bizonyos személyek a többiek fölé emelkednek majd, ami lehet, hogy destruktívan fog hatni az egységre.

9. Nem szűnik a tekintélyelvűség. A tekintélyelvűség, ami a régimódi vezetői stílust jellemzi, nem fog megszűnni, és ez hátráltatni fogja a csapatot a mindennapi munka során.

10. Elvész a vízió. A közös cél, és vízi elvész majd, helyette a technikai apróságokra megy majd el az igazán sok idő – ami jelentős mínuszt fog eredményezni a céges költségvetésben.

10 dolog, amit nyerhetsz, ha elsajátítjátok az agilitást

Íme, 10 olyan dolog, amelyet nyerhettek, amennyiben sikerül elsajátítani az agilitás szemléletét.

1. Remek ötleteink lesznek. Kifejezetten jó ötleteitek lesznek, hiszen a csapat együtt dolgozik, mindenkinek a véleménye és meglátása számít majd.

2. Rendkívül informatív megoldásaink lesznek. Kifejezetten informatív meglátásokkal fogtok előrukkolni, és olyan ötleteiket, amelyek felülmúlják a külön-külön személyek egyediségét.

3. A csapattagok megbecsülve érzik magukat. A csapatban mindenki megbecsülve érzi majd magát, és úgy érzi majd mindenki, hogy az ő ötlete márpedig számít.

4. A csapattagok jobban fognak tudni együttműködni. A csapatban együtt dolgozó személyek sokkal jobban együtt fognak tudni működni a különféle munkafolyamatok során.

5. Nőhet a fegyelmi szint. A fegyelmi szint egészen biztos, hogy nem fog visszább zuhanni a korábbról ismert, hagyományos vezetési modellhez képest.

6. Nőhet a produktivitás. A produktivitás növekedése azt fogja eredményezni, hogy a csapattagok jobban együtt fognak tudni működni bármilyen probléma megoldása során.

7. Több lesz a sikerélmény. Mindez pedig elő fogja mozdítani a közös sikerélmény elérését – mindenki úgy érzi majd, hogy megéri együtt dolgozni, mindenkinek az lesz a véleménye, hogy hozzájárult a csapat közös sikeréhez.

8. Hierarchia kevésbé fog kialakulni. Sokkal kisebb az esélye a rossz, mindenki által ismert hierarchikus szervezet létrejöttének, amennyiben mindenki tartja magát az egyenlőség elvéhez.

9. Megszűnik meg a tekintélyelvűség. A tekintélyelvűség, amely sok cég kultúráját megnehezíti, szintén visszaszorul majd, ennek köszönhetően mindenki jobban fogja magát érezni a csapatban.

10. A vízió marad középen. Nem a technikai részletek és a szőrszálhasogatás fogja elvinni az emberek idejét, hanem a lényeg – mindenki csak erre fog összpontosítani.

Mit szoktam mondani az agilitásról üzleti coaching során?

Amikor üzleti coachként vállalok munkát, mindig ki szoktam hangsúlyozni az agilisság előnyeit. Nincs annál rosszabb, mint amikor egy cégnél régimódi szervezeti hierarchia és gondolkodás uralkodik, hiszen ez magát a produktivitást akadályozza meg a mindennapok során. Ennek köszönhetően a coaching sorány is ki szoktam emelni a módszertan előnyeit, ezzel klienseimnek megfelelő döntéshozatali opciót megvilágítva.

Összegzés

Az agilis szemlélet rendkívül jól használható a szervezeti hierarchia és projektmenedzsment felépítésekor abban az esetben, ha hatékonyan alkalmazzák, és innovatív, gyorsan változó területen kellene hatékonyan dolgozni. Egyre több vállalat és cég teszi le a voksát e mellett – a Scrum nevű keretrendszer mellett az egyik legismertebb projektvezetési módszer. Érdemes lehet a munka megkezdése előtt elgondolkodnunk azon, hogy bevezessük-e, hiszen a projekt elindulása után a váltás már nehezebb feladat, kihívás lehet.